Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle boekingen van vergaderzalen en vergaderzalen in Het Bolwerk. Bepalingen in deze regels nemen voorrang op algemene bepalingen in het geval van tegenspraak.
Huurder: degene die een vergaderlocatie huurt, hierna ook de klant genoemd. Verhuurder: degene die de vergaderlocatie verhuurt, hierna ook het Bolwerk genoemd.
Al de prijzen van het Bolwerk zijn exclusief BTW. Zijn inbegrepen in de formules:
Prijzen voor de huur van zalen en eventruimtes zijn beschikbaar op de web site van het Bolwerk en eveneens op aanvraag.
Reservaties dienen steeds door Het Bolwerk bevestigd te worden.
Tenzij anders vermeld zijn de offertes van het Bolwerk tien dagen geldig.
Offertes dienen steeds door de klant bevestigd te worden. Dat kan door:
Het terugsturen van een ondertekende offerte of bevestiging voldoet om een reservatie te bevestigen.
Het beantwoorden van het e-mailbericht van de offerte met akkoordverklaring wordt aanvaard voor offertes tot 500 Eur.
Elke bevestiging verbindt de ondertekenaar in eigen naam evenals de persoon of rechtspersoon waarvoor de ondertekenaar handelt.
Het Bolwerk zal steeds naar best vermogen handelen en steeds trachten de bestelde prestaties uit te voeren conform de verwachtingen van de klant.
De klant zal zich steeds dienen te houden aan overeengekomen tijdstippen en aantallen.
Het Bolwerk behoudt zich het recht voor om een voorschot te vragen op de offertes/reservaties.
Indien het voorschot niet door de Klant wordt betaald binnen de door Het Bolwerk vooropgestelde periode, behoudt Het Bolwerk zich het recht voor om de reservatie met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande kennisgeving te annuleren.
Annuleringen en/wijzigingen dienen steeds schriftelijk te worden meegedeeld aan Het Bolwerk, per mail op info@blwrk.be. De klant kan zich enkel beroepen op de annulering indien deze van Het Bolwerk een ontvangstmelding kreeg als bewijs van de gevraagde annulering.
De reservatie van een vergaderzaal kan kosteloos tot 7 dagen op voorhand en via email worden geannuleerd.
Het annuleren van een reservatie van een vergaderzaal tot 2 dagen voor de reservatiedatum kan via e-mail. In dat geval kan 50% van de huurprijs worden aangerekend.
Bij een latere annulering kan 100% van de zaalhuur in rekening worden gebracht.
Enige kosten die in het kader van een reservatie werden gemaakt door het Bolwerk worden bij annulering doorgerekend aan de klant.
Bij het gebruik van een vergaderzaal zonder reservatie wordt aangenomen dat klant de standaard tarieven aanvaardt plus een bijkomende administratieve kost van 50 EUR.
Een evenement kan steeds worden geannuleerd onder de volgende voorwaarden tenzij in de overeenkomst uitdrukkelijk anders overeengekomen:
Het aantal personen voor een evenement kan tot één week op voorhand, en enkel schriftelijk, gewijzigd worden. Ingeval van wijziging minder dan één week voor het evenement, wordt het initiële aantal personen als minimum gefactureerd.
Verminderingen van maximaal van 25% tegenover het vooropgestelde aantal uit de offerte/reservatie zullen worden aanvaard, zodat steeds minimaal 75% van de initiële offerte/reservatie zal worden gefactureerd.
Verminderingen van meer dan 75 % tegenover het vooropgestelde aantal uit de offerte/reservatie zal door Het Bolwerk kunnen worden gelijkgesteld met een annulering, en zal de klant 100% van de totale prijsofferte kunnen aangerekend worden evenals de reeds door Het Bolwerk gemaakte kosten.
Tenzij voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van Het Bolwerk, kan het deelnemersaantal slechts met maximaal 10% van het initiële aantal worden verhoogd. Bijkomende deelnemers zullen aan het overeengekomen tarief aangerekend worden.
Indien een wijziging van het aantal deelnemers een extra kost veroorzaakt in hoofde van Het Bolwerk (bv. andere zaal, extra personeel, …) kan deze kost worden doorgerekend aan de klant.
Indien de klant catering wenst de bestellen kunnen de mogelijkheden daarvoor op aanvraag bij het Bolwerk verkregen worden.
Mochten door onvoorziene omstandigheden sommige van de overeengekomen spijzen en dranken niet kunnen geleverd worden, dan behoudt het Bolwerk zich het recht het menu aan te passen met gelijkwaardige spijzen of dranken, zonder dat dit aanleiding kan geven tot prijsvermindering of schadevergoeding.
Het is de klant niet toegelaten eigen catering te verbruiken op Het Bolwerk tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen. In voorkomend geval zal stopselgeld en/of couvertgeld in rekening gebracht worden.
De huurder mag uitsluitend gebruik maken van de vergaderlocatie gedurende de overeengekomen huurperiode.
Tenzij vooraf anders bepaald wordt de locatie verhuurd tussen 08.00 en 18.00 uur.
De verantwoordelijkheid voor het gebruik van de accommodatie en voor derden ligt bij de huurder van de vergaderlocatie. De huurder dient naast aanwezig te zijn bij het gebruik van de accommodatie, deze ook op de juiste manier af te sluiten.
De huurder is niet bevoegd zijn of haar recht tot medegebruik over te dragen aan derden.
De vergaderlocatie die gehuurd wordt dient uitsluitend gebruikt te worden voor zakelijk activiteiten.
Afhuur van de vergaderlocatie geschiedt op eigen risico en verantwoordelijkheid van de huurder.
Bij verhuur van de vergaderlocatie draagt de huurder verantwoordelijkheid voor het tegengaan van overlast. Tevens is de huurder verantwoordelijk voor het ongestoord betreden en verlaten van het pand.
Bij overlast heeft de verhuurder het recht om de overeengekomen huurafspraken per direct te beëindigen. Personen die de orde verstoren, de veiligheid van zichzelf of derden in gevaar brengen of handelen in strijd met één of meer voorwaarden zullen door de verhuurder worden verwijderd uit het pand.
Het is niet toegestaan om voedsel en drank te nuttigen in de vergaderlocatie, met uitzondering van hetgeen door huurder bij verhuurder is aangevraagd en door verhuurder is geleverd.
Het door opdrachtgever aan ons opgegeven aantal personen, waarop de opdracht betrekking heeft is bindend. Aanpassingen dienen uiterlijk 2 werkdagen van tevoren te worden doorgegeven i.v.m. de culinaire verzorging.
Roken is niet toegestaan in de vergaderlocatie.
De vergaderlocatie dient de huurder op dezelfde manier achter te laten zoals de verhuurder de locatie heeft opgeleverd.
Het is de huurder verboden de vergaderlocatie te gebruiken voor zaken die in strijd zijn met wet en regelgeving en / of zaken die met het oog op redelijkheid of zedelijkheid als “ongepast” kunnen worden beschouwd. Bij twijfel dient de huurder voor het aangaan van een huurovereenkomst de verhuurder op de hoogte te brengen van zijn bedoeling.
Indien de verhuurder vooraf niet is geraadpleegd en besluit de huur per direct op te zeggen, zal er geen restitutie plaatsvinden van reeds betaalde huur c.q. dient het overeengekomen totaalbedrag terstond te worden voldaan.
Indien de verhuurder vooraf niet is geraadpleegd en besluit om wegens schending van deze clausule de huur per direct op te zeggen, zal er geen restitutie plaatsvinden van reeds betaalde huur c.q. dient het overeengekomen totaalbedrag terstond te worden voldaan."
Schade die hetzij opzettelijk, hetzij onopzettelijk werd aangebracht aan goederen, installaties of infrastructuur van Het Bolwerk, valt solidair onder de verantwoordelijkheid van diegene die ze veroorzaakt heeft, en deze die het evenement of vergaderzaal heeft gereserveerd.
De klant dient zich in regel te stellen met, en is verantwoordelijk voor administratieve verplichtingen voor het evenement dat hij organiseert, zoals gebeurlijk het vragen van toelating aan de overheid, SABAM, billijke vergoeding (enkel van toepassing bij dans, uitgezonderd huwelijksfeest etc.). De klant zal Het Bolwerk integraal vrijwaren voor enige vordering die jegens Het Bolwerk zou worden gesteld wegens het niet naleven van enige verplichting door de klant.
Klanten en gebruikers van het Bolwerk en diegene die hen vergezellen zijn hoofdelijk aansprakelijk voor alle verlies en/of schade die voor het Bolwerk en/of enige derde zal ontstaan als direct of indirect gevolg van hun verblijf, ongeacht of dit werd veroorzaakt door handelen of nalaten van henzelf dan wel van derden die zich door hun toedoen in het gebouw bevinden alsmede van alle schade die veroorzaakt is door enige zaak die zij onder zich hebben.
De aansprakelijkheid van Het Bolwerk is in ieder geval beperkt tot directe schade en wel met een maximum bedrag dat door het Bolwerk werd aangerekend voor het deel van de prestaties waarop de beweerde aansprakelijkheid betrekking heeft.
In geen geval kan het Bolwerk aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of diefstal van materiaal van klanten of van derden.